Một kho lạnh vaccine đạt chuẩn về nhiệt độ vẫn có thể gây lãng phí và rủi ro nếu việc sắp xếp, quản lý tồn kho bên trong lộn xộn. Vaccine hết hạn nằm lẫn với hàng mới, lô cũ bị đẩy ra sau nên không ai dùng tới, hay kiểm kê sai lệch so với sổ sách đều là những vấn đề thường gặp. Quản lý tồn kho tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo đảm mọi liều đưa vào tiêm đều còn hạn và còn hiệu lực. Bài viết này trình bày cách tổ chức không gian và vận hành tồn kho vaccine một cách khoa học, xoay quanh nguyên tắc hết hạn trước thì xuất trước.
Nguyên tắc hết hạn trước xuất trước và khác biệt với nhập trước xuất trước
Nhiều người quen với nguyên tắc nhập trước xuất trước, tức hàng nào vào kho sớm thì dùng sớm. Tuy nhiên với vaccine, nguyên tắc đúng đắn hơn là hết hạn trước xuất trước: ưu tiên sử dụng lô có hạn dùng gần nhất, bất kể nó nhập kho sớm hay muộn. Lý do là vaccine cùng loại có thể được nhập ở các thời điểm khác nhau nhưng lại có hạn dùng chồng chéo, thậm chí lô nhập sau lại hết hạn trước. Nếu chỉ máy móc theo thứ tự nhập, cơ sở dễ để một lô sắp hết hạn nằm im trong khi vẫn mở lô mới, dẫn tới hết hạn phải hủy.
Bên cạnh hạn dùng, cần lưu ý thêm tình trạng chỉ thị nhiệt độ trên lọ. Khi hai lô có hạn dùng tương đương, nên ưu tiên dùng lô có chỉ thị đã sẫm màu hơn, vì nó đã tích lũy nhiều nhiệt và không nên để lâu thêm.
Bố trí không gian trong tủ và kho lạnh
Cách sắp xếp vật lý trong tủ hoặc kho ảnh hưởng trực tiếp tới việc có tuân thủ được nguyên tắc trên hay không. Vaccine cần được đặt ở khu vực có luồng khí lạnh lưu thông đều, tránh sát vách làm lạnh trực tiếp vì nơi đó có nguy cơ đông băng, và không đặt ở cánh cửa nơi nhiệt độ dao động mỗi lần mở.
- Xếp vaccine trong khay hoặc rổ có nhãn rõ ràng, không đổ đống lộn xộn, để dễ lấy đúng lô và dễ đếm.
- Đặt lô có hạn dùng gần ra phía trước hoặc phía trên, lô hạn xa lùi ra sau, sao cho người lấy hàng luôn chạm tay vào lô cần dùng trước tiên.
- Chừa khoảng trống giữa các khay để không khí lạnh len được vào giữa, tránh xếp quá chật làm nhiệt độ không đồng đều.
- Không để vaccine chung chỗ với dung môi pha tiêm nếu điều đó gây nhầm lẫn, và tách riêng những lô đang chờ đánh giá hoặc đã hỏng.
Ghi nhãn, phân khu và mã màu
Trong một tủ chứa nhiều loại vaccine, việc phân khu và ghi nhãn rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn đáng kể. Mỗi loại vaccine nên có vị trí cố định, được đánh dấu bằng nhãn tên và có thể kèm mã màu để nhận diện nhanh. Cách làm này đặc biệt hữu ích khi cần lấy hàng gấp trong buổi tiêm đông người, giúp cán bộ không phải lục tìm và giảm nguy cơ cầm nhầm loại. Với những vaccine nhạy đông băng, có thể đánh dấu riêng để nhắc nhân viên đặt tránh xa vách lạnh.
Kiểm kê định kỳ và đối chiếu sổ sách
Quản lý tồn kho không thể chỉ dựa vào trí nhớ. Cơ sở cần kiểm kê thực tế theo lịch cố định, thường là hằng tháng, và đối chiếu số đếm được với sổ sách hoặc phần mềm. Mỗi lần kiểm kê nên ghi lại số lượng theo từng loại, từng lô và hạn dùng, đồng thời rà soát để phát hiện sớm lô sắp hết hạn mà chủ động điều phối sử dụng hoặc chuyển cho nơi có nhu cầu. Việc đối chiếu còn giúp lộ ra chênh lệch bất thường, chẳng hạn hao hụt không rõ nguyên nhân, để truy tìm và khắc phục kịp thời.
Một thực hành tốt là gắn cảnh báo cho các mốc hạn dùng, ví dụ đánh dấu những lô còn dưới ba tháng để theo dõi sát, tránh tình trạng phát hiện hàng hết hạn chỉ khi đã quá muộn.
Quản lý hạn dùng và kiểm soát hao hụt
Hao hụt vaccine đến từ nhiều nguồn: hết hạn, hỏng do nhiệt, vỡ lọ, hoặc mở lọ nhiều liều nhưng không dùng hết trong thời gian cho phép. Quản lý tồn kho tốt hướng tới giảm thiểu hao hụt bằng cách đặt hàng vừa đủ nhu cầu, luân chuyển hàng hợp lý và theo dõi tỷ lệ sử dụng thực tế. Cơ sở nên ghi nhận số liều hủy và lý do hủy để phân tích, vì con số này phản ánh trực tiếp chất lượng vận hành. Nếu hao hụt do hết hạn cao, có thể do đặt hàng quá nhiều hoặc không tuân thủ nguyên tắc xuất kho; nếu hao hụt do hỏng nhiệt cao, vấn đề nằm ở khâu bảo quản.
Sổ sách, phần mềm và truy xuất nguồn gốc
Cuối cùng, mọi biến động nhập, xuất, hủy đều cần được ghi lại đầy đủ, dù bằng sổ giấy hay phần mềm quản lý. Hồ sơ này cho phép truy xuất nguồn gốc từng lô khi cần, phục vụ báo cáo và xử lý khi có sự cố liên quan tới an toàn tiêm chủng. Một hệ thống ghi chép chặt chẽ, kết hợp bố trí khoa học và nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, sẽ biến kho lạnh vaccine từ một chỗ chứa hàng đơn thuần thành một mắt xích được kiểm soát tốt, nơi mỗi liều vaccine đều được sử dụng đúng lúc, đúng cách và không lãng phí.